16
- agosto
2017
Autor : Mr.Logos
5 propiedades de Excel para optimizar sus reportes comerciales

Conozca a fondo algunas propiedades de Excel que le ayudarán a analizar sus datos de manera precisa para optimizar sus reportes comerciales.

 

¡Hola, qué tal! Espero que su negocio continúe creciendo.

En entradas anteriores le mencioné algunas herramientas de Marketing digital que le permiten generar más ventas. Es innegable que estas herramientas por sí solas generan valor, aunque en la realidad, son útilmente complementadas con el software de oficina. Este último permite plasmar y presentar los resultados obtenidos mediante reportes dinámicos.

Por ello, a partir de hoy le compartiré una serie de artículos donde le mencionaré cómo sacar el máximo provecho de las herramientas más populares en cualquier negocio: Excel, Powerpoint y Word.

Para empezar, hoy le mencionaré algunas propiedades de Excel para optimizar sus reportes comerciales. ¡Así que, manos a la obra!

Excel: el gigante de las oficinas

Seguramente conoce Microsoft Excel y tal vez lo ha utilizado más de una vez para crear algún reporte financiero o de ventas en su negocio. Incluso puede ser que lo esté utilizando en este preciso momento.

Microsoft Excel es una herramienta de hojas de cálculo que se utiliza principalmente en tareas financieras y contables, la cual permite hacer uso de captura de datos, tablas y gráficos.

Una de las características más básicas de Excel es la posibilidad de ingresar los datos en celdas siguiendo un formato tabular, similar a los libros de registro contable. Muchos ejecutivos utilizan esta y otras propiedades de Excel que son sumamente básicas para realizar listados o reportes sencillos dentro de las empresas.

5 propiedades útiles para sus reportes comerciales

Aunque es posible utilizar Excel conociendo las funciones básicas, es preciso conocer a fondo algunas propiedades avanzadas que le ayudarán a analizar sus datos de manera precisa y con ello, optimizar sus reportes comerciales:

· Utilice formato condicional en los datos para identificar cifras relevantes

La opción formato condicional permite aplicar distintos formatos y estilos a los datos que cumplan con un determinado criterio de forma automática. Utilice esta propiedad de Excel para identificar cifras y celdas relevantes de manera rápida.

Por ejemplo: si desea saber si la cantidad invertida en su estrategia de publicidad en Internet en el mes ha excedido los $5000, puede utilizar un formato condicional que “pinte” de color rojo aquellos meses donde la cantidad sea mayor a 5000.

Algunas de las condiciones que puede utilizar son:

• Celdas cuyos valores sean mayores o menores que…
• Celdas cuyos valores contengan el texto…
• También celdas cuyos valores estén duplicados.
• Entre otras.

Formatos condicionales en Excel
 

· Use fórmulas para calcular resultados complejos

Una fórmula es un comando que indica a Excel que realice una función determinada, desde operaciones aritméticas hasta manipulación de textos. Para utilizar fórmulas en Excel debemos iniciar con el signo igual (“=”) y después indicar la fórmula que deseamos usar.

Algunas de las fórmulas más utilizadas en reportes de ventas son:

  • SUMA. Permite sumar un grupo de celdas. Es una de las formulas más básicas y fundamentales en Excel.
  • SI. Con esta fórmula podemos obtener un valor u otro según una condición específica.
  • CONTAR. Permite contar la cantidad de celdas seleccionadas.
  • BUSCARV. Esta formula permite buscar un valor dentro de un rango de celdas y un vez que lo encuentra, podemos regresar algún otro valor contenido dentro de dicho rango.

Fórmulas en Excel
 

· Implemente tablas dinámicas para analizar los datos desde diferentes perspectivas

Las tablas dinámicas permiten combinar los datos de manera personalizada para ver informes especializados de manera interactiva.

Por lo general, esta propiedad permite compendiar, analizar y organizar los datos de un informe de manera rápida y sencilla. Si tiene grandes volúmenes de información sobre sus ventas y necesita organizarlos mediante una combinación específica de filas y columnas para facilitar su comprensión, no dude en utilizar una tabla dinámica. Por suerte, es una opción sumamente sencilla de implementar.

Tablas dinámicas en Excel
 

· Utilice gráficos para analizar tendencias y comportamientos

Los gráficos son representaciones visuales de los datos de un reporte. Un gráfico permite hacer una comprobación comparativa de las cifras y tendencias obtenidas. El objetivo de los gráficos es facilitar la comprensión y análisis de los datos para mejorar la toma de decisiones.

Los tipos de gráficos más utilizados en los reportes de ventas son:

• Gráficos de barras.
• Circular (o de pastel).
• De áreas.
• De líneas.

Gráficos en Excel

Conclusión

En conclusión, Excel brinda un gran abanico de funcionalidades que le permitirán crear informes eficientes en su empresa y optimizar sus reportes comerciales. Al final, podrá utilizarlo para complementar la operación de su sistema administrativo o su sitio web.

Lo invito a conocer cada una de estas funcionalidades, las cuales le permitirá ampliar el análisis de sus datos comerciales. Como resultado, esto se reflejará en una mejor toma de decisiones.

Si tiene alguna duda sobre alguna de las propiedades mencionadas en este artículo, lo invito a compartirme sus comentarios. ¡Hasta la próxima!

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